ISO 9001 Menimbulkan Terlalu Banyak Kertas Kerja?

Kertas kerja menjadi beban?  Adakah kita bekerja untuk sistem atau sistem bekerja untuk kita?

Ahli organisasi yang terlibat langsung dengan pelaksanaan QMS, sering boleh didengari keluhan ‘terlalu banyak kertas kerja’ (too much paperwork).  Dari sudut tertentu, ini adalah benar tetapi tak perlu begitu pantas menilai bahawa ISO 9001 itu lemah atau menyusahkan.  Pada peringkat perancangan pelaksanaan iaitu merangka dokumen-dokumen wajib, kertas kerja menjadi suatu yang ketara.  Dari Quality Manual, Job Description (JD, Huraian Kerja), Standard Operating Procedures (SOP),  Work Instructions (Aturcara Kerja), Quality Plan (Pelan Kualiti) dan lain-lain.  Dokumen-dokumen tersebut mungkin sudah wujud sebelum pelaksanaan ISO 9001 tetapi tiada jaminan yang ia tidak perlu disemak dan dikawal.  Sejarah semakan perlu dikemaskinikan dan semua senarai kawalan dokumen dan pengagihan salinan kawalan juga perlu disediakan.  Saya pernah melalui pengalaman ini, dan jawapannya ialah kesabaran akan memanfaatkan seluruh organisasi (mesin pencarik kertas untuk menghapuskan semua kesilapan mencetak juga amat berguna pada peringkat ini).  Kesilapan mencetak atau berulang kali mencetak dan menyalin draf untuk tujuan semakan dari semua pihak menjadikan kerja sebagai pengawal dokumen seakan tiada penghujung.  Bunyi macam biasa dengar tak?  Sounds familiar?  Ini juga salah satu sebab mengapa ISO 9001 membuatkan seperti kita mendambakan diri kepada kertas kerja sahaja. 

Jabatan yang lain juga tidak terkecuali mengeluh bilangan dokumen dan rekod yang perlu diwujudkan dan dikawal seperti tiada putus-putus.  Borang itu dan borang ini.  Untuk melakukan satu tugas, banyak borang yang perlu diisi.  Benarkah?

Kepentingan kertas kerja di semua bidang

Walaupun begitu, jika kita lihat dari segi lain, banyak sistem lain yang menitikberatkan hitam putih seperti perakaunan, perundangan dan juga seperti di dalam jabatan-jabatan kerajaan.  Hitam putih penting untuk sektor-sektor ini kerana perlu menjadi rujukan sejarah dan juga orang yang bertanggungjawab dan sebagainya.  Sekeping kertas (dokumen/rekod) mampu melindungi pihak tertentu dan sama juga di dalam organisasi berdasarkan produk-pelanggan.  Kualiti manual menjadi rujukan dan panduan untuk bagaimana melaksanakan tugas-tugas tertentu.  Ketiadaan ahli organisasi tidak menjadi hal jika dokumen lengkap dan jelas. 

Apa kata piawaian?

Mari kita balik kepada Klausa 4.2: Keperluan Dokumen (Cl. 4.2 Documentation Requirements).  Ia menyebut, dokumen QMS perlu termasuk Polisi Kualiti, Objektif Kualiti, Manual Kualiti, Prosedur dan Rekod.  Selain itu, bahagian d) menyebut “dokumen termasuk rekod yang PERLU untuk memastikan perancangan, operasi dan kawalan ke atas proses yang efektif”.  Oleh itu, dokumen dan rekod yang disediakan dan dikawal hanyalah yang PERLU sahaja untuk QMS organisasi tersebut.  Contohnya, arahan kerja untuk mesin dalam kilang adalah perlu tetapi arahan kerja untuk kalkulator tidak perlu. Pemeriksaan kualiti mengikut pelan sampel adalah perlu, tetapi jika sudah melebihi takat kuantiti sampel - tidak perlu.  Rekod inventori bahan mentah untuk produk - perlu, rekod inventori untuk alat tulis - tidak perlu.

Jawapan dan penyelesaian

Sebenarnya, kertas kerja tidak perlu disimpan selama-lamanya kerana setiap rekod perlu ditentukan tempoh penyimpanan.  Oleh itu, tak perlulah melihat timbunan kertas kerja untuk selama-lamanya.  Rekod-rekod lama boleh dihapuskan bila mencapai tempoh penyimpanan.

Salinan Elektronik

Dengan kemajuan teknologi komputer masa kini, dokumentasi boleh dilakukan secara tanpa kertas (paperless).  Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) atau MRP (Management Resource Planning) merupakan perisian yang boleh membantu dalam menyimpan, mencetak dan menganalisis semua proses di dalam organisasi.  Sistem ini bukan sahaja canggih tetapi juga mengurangkan penggunaan kertas kerana cuma memerlukan tandatangan digital untuk kelulusan rekod seperti permohonan pembelian dan pesanan kerja.  Semua ini dilakukan melalui perkongsian rangkaian dan setiap ketua jabatan mempunyai kata laluan sendiri untuk meluluskan rekod tertentu.

Quality Manual, SOPs, Quality Plan dan lain-lain juga boleh dikawal secara salinan elektronik tanpa sistem ERP.

Kaedah 1: Menyimpan Master Copy sebagai hardcopy dan hasil imbasan (softcopy) sebagai Control Copy iaitu dalam format PDF.  Softcopy tersebut dikongsi melalui rangkaian dan boleh disetkan supaya tidak boleh dicetak melalui perisian Adobe Professional.  Apabila master copy disemak (revised), cuma perlu mengimbas dan ‘overwrite’ Control Copy yang terdahulu.  Ini menyelesaikan masalah perlu menghapuskan banyak Control Copy yang lapuk (jika setiap jabatan mempunyai salinan, perlu menggantikan dan menghapuskan banyak salinan).

Kaedah 2: Microsoft Office 2007 dan ke atas kini dilengkapi dengan fungsi tandatangan digital.  Untuk dokumen-dokumen yang memerlukan tandatangan penyedia, pemeriksa dan kelulusan, dokumen dalam salinan elektronik Microsoft Word boleh dikongsi melalui rangkaian dan ditandatangan secara digital.  Semua salinan adalah Master Copy sahaja dan tiada Control Copy.  Ini lebih berkesan jika semua komputer terlibat menggunakan versi terbaru Microsoft Office 2007.

*Kaedah 2 juga boleh menggunakan Adobe Acrobat Professional sepenuhnya tetapi Microsoft Office ialah perisian yang paling biasa dan hampir wajib untuk setiap komputer.

Kesimpulan

Kertas kerja akan menjadi unsur penting di dalam ISO 9001 walaubagamana sekalipun.  Seperti pepatah 'bersusah-susah sekarang, bersenang-senang kemudian' amat releven di dalam QMS.  Dokumentasi yang kukuh adalah salah satu asas QMS yang kukuh dan boleh dilihat apabila sistem mampu berjalan sendiri dan boleh mempertahankan semua pihak termasuk pelanggan, pembekal, orang-orang atasan dan ahli-ahli organisasi di kemudian hari.

Kita juga perlu kreatif meningkatkan keberkesanan dokumentasi dan sabar pada masa yang sama.  Kita perlu mempunyai minda yang sistem perlu bekerja untuk kita dan bukan sebaliknya - barulah kita tidak merasa terbeban oleh sistem.